آنچه برای اجرای یک جلسه مجازی عالی لازم است

ناتوانی در کار با هم در یک اتاق با همکاران ممکن است به دلیل شیوع ویروس کرونا به یک چالش بزرگ تبدیل شود. برای اینکه جلسات مجازی کار کنند، ممکن است لازم باشد نحوه انجام آنها را تنظیم کنید. ویدیو را در اولویت قرار دهید، اما یک گزینه شماره گیری ارائه دهید. این فناوری را از قبل آزمایش کنید و مطمئن شوید که چهره ها دیده می شوند. از بهترین شیوه های مجمع عمومی مانند داشتن یک هدف مشخص و ارائه دستور کار پیروی کنید. طول ارائه را به حداقل برسانید، از یک یخ شکن استفاده کنید تا همه صحبت کنند، یک تسهیل کننده تعیین کنید، با شرکت کنندگان تماس بگیرید، و بازخورد بلادرنگ را از طریق سیستم های نظرسنجی دریافت کنید تا مطمئن شوید که همه صداها شنیده می شوند. از برخورد با مسائل سخت نترسید. و به یاد داشته باشید که در حالی که هنوز با هم هستید یک دویدن تمرینی انجام دهید. اگر زمان آن فرا برسد، یک سرمایه گذاری کوچک در آمادگی اکنون می تواند تأثیر زیادی داشته باشد.

در این زمان های سخت، تعدادی از مقالات کروناویروس خود را برای همه خوانندگان رایگان کرده ایم. برای دریافت تمام محتوای HBR به صندوق ورودی خود، در خبرنامه هشدار روزانه ثبت نام کنید.

از آنجایی که شرکت ها با محدودیت های مسافرتی و ترتیبات کار از راه دور برای محافظت از کارمندان در برابر شیوع ویروس کرونا تلاش می کنند، این احتمال وجود دارد که جلسات حضوری با تیم ها، مشتریان یا تامین کنندگان ممکن است برای روزها یا هفته ها لغو شود.

در بهترین شرایط، به محض اینکه یک یا دو نفر از شرکت کنندگان به هر جلسه ای مراجعه کنند، بهره وری شروع به کاهش می کند. یک لیست طولانی از دلایل وجود دارد. شرکت کنندگان اغلب جلسات مجازی را به عنوان مجوزی برای چند کار تفسیر می کنند. سازمان دهندگان جلسات معمولاً در مورد هدف و طرح گفتگو دقت کمتری دارند. و غیرمعمول نیست که یک یا دو شرکت کننده بر بحث مسلط شوند در حالی که دیگران عقب بنشینند و "کوک شوند".

اما لازم نیست اینگونه باشد. جلسات مجازی - حتی جلسات بداهه ناشی از ترس از یک سرایت - را می توان با استفاده از بهترین شیوه های اولیه جلسات و فناوری ارزان و آسان برای استفاده، به طور مؤثرتری اجرا کرد.

در اینجا 12 مرحله وجود دارد که می توانید برای تحقق آن انجام دهید:

1. از ویدئو استفاده کنید. برای اینکه مردم احساس کنند همه در یک جلسه "یک" هستند، به جای شماره گیری کنفرانس سنتی، از ویدئو کنفرانس استفاده کنید. فناوری - مانند زوم، اسکایپ و GoToMeeting - به شخصی سازی مکالمه و درگیر نگه داشتن شرکت کنندگان کمک می کند.

2. گفته می شود ، همیشه گزینه شماره گیری صوتی را ارائه دهید. کنفرانس ویدیویی می تواند بسیار خوب کار کند ، اما به یک اتصال اینترنتی قوی متکی است که ممکن است همیشه در دسترس نباشد. افراد به توانایی شرکت در AUDIO نیاز دارند ، اما این را روشن می کنند که ویدیوی اول هنجار جدید است.

3. قبل از زمان فناوری را آزمایش کنید. هیچ چیز در ابتدای جلسه مانند یک تأخیر 15 دقیقه ای حرکت نمی کند زیرا افراد باید نرم افزار را بارگیری کنند ، نمی توانند این فیلم را به کار گیرند و غیره. راحت با ویژگی های اصلی. و به یاد داشته باشید ، مکالمات تأمین کننده یا مشتری ممکن است تیم شما را ملزم به آشنایی با بسته های نرم افزاری مختلف کند.

4- مطمئن شوید که چهره ها قابل مشاهده هستند. کنفرانس های ویدیویی زمانی مؤثرتر است که افراد بتوانند چهره و زبان بدن یکدیگر را ببینند. از افراد بخواهید که در نزدیکی وب کم خود بنشینند تا به بازآفرینی صمیمیت یک جلسه حضوری کمک کنند.

5- به اصول اولیه رسیدگی کنید. قبل از مکالمه ، اهداف واضح را تنظیم کرده و در صورت لزوم قبل از خواندن ارسال کنید. در طول جلسه ، از یک دستور کار استفاده کنید ، قوانین مربوط به جلسه را تعیین کنید ، استراحت کنید و مراحل بعدی (از جمله زمان بندی و حساب پذیری) را بعد از هر بخش و در پایان جلسه به وضوح بیان کنید.

6. طول ارائه را به حداقل برسانید. تنها چیزی که بدتر از یک نمایش طولانی به صورت حضوری است ، ارائه طولانی در طول یک جلسه مجازی است. جلسات باید بحث و گفتگو باشد. اطلاعات پیش زمینه باید از قبل ارائه شود. اگر کسی نیاز به ارائه دارد ، از اشتراک گذاری صفحه برای راهنمایی مکالمه استفاده کند ، بنابراین شرکت کنندگان به معنای واقعی کلمه می توانند "در همان صفحه باشند."اما برای به حداکثر رساندن زمانی که مردم به یکدیگر نگاه می کنند ، مکالمه را در اولویت قرار دهید.

7. از یخ شکن استفاده کنید. اگرچه ما طرفداران بزرگی از آنها نیستیم ، مهم است که از هر ابزاری برای تقویت روابط بین فردی در صورت احساس انزوا استفاده کنیم. همچنین ، مهم است که بدانید آیا یک شرکت کننده ممکن است یک دوست صمیمی یا نسبی با ویروس داشته باشد ، بنابراین نوعی "ورود به سیستم" به ترتیب است.

8- یک تسهیلگر اختصاص دهید. مدیریت یک بحث مجازی معمولاً سخت تر از یک مورد حضوری است. اختصاص دادن یک فرد برای راهنمایی مکالمه می تواند مفید باشد و به سایر شرکت کنندگان اجازه می دهد تا روی محتوا تمرکز کنند. تسهیلگر همچنین می تواند از سیستم رای گیری برای "پالس" گروه در مورد سؤالات خاص استفاده کند و اطمینان حاصل کند که همه صداها شنیده می شوند. تسهیلگر همچنین باید بتواند سؤالات اساسی را در مورد فناوری مورد استفاده حل کند.

9. با مردم تماس بگیرید. مشارکت همه بدون صحبت با یکدیگر یکی از جنبه های چالش برانگیز اجرای یک جلسه مجازی است. برای پیشگیری از این امر ، توصیه می کنیم به طور دوره ای از افراد بخواهید که صحبت کنند ، حتی با "رفتن به دور میز" قبل از نهایی شدن تصمیم. برخی از بسته های نرم افزاری حتی به شرکت کنندگان این امکان را می دهند که در صورت تمایل "دست خود را جمع کنند". این می تواند به بسته شدن درایو تسهیلگر بدون خطر حذف دیدگاه های یک شرکت کننده درونگرا کمک کند.

10. بازخورد در زمان واقعی را ضبط کنید. جمع آوری و پردازش ورودی با کیفیت بالا در طول یک جلسه مجازی می تواند چالش برانگیز باشد ، به خصوص که خواندن نشانه های بصری سخت تر است. از یک ابزار نظرسنجی مبتنی بر تلفن مانند نظرسنجی در همه جا برای جمع آوری بازخورد تقاضا از شرکت کنندگان در موضوعات خاص در زمان واقعی استفاده کنید. برای جلوگیری از اختلال در مکالمه ، نظرسنجی را باز نگه دارید ، جدا از ویدئو کنفرانس. شرکت کنندگان به دستورالعمل های روشنی در مورد نحوه استفاده از سیستم و شیوه ها نیاز دارند ، اما گروه ها خیلی سریع از آن آویزان می شوند و ارزش این تلاش را دارند.

11. از مقابله با مسائل سخت نترسید. ملاقات واقعاً یک رفتار آموخته است ، و شما شگفت زده خواهید شد که چقدر می توانید از آن خارج شوید ، هنگامی که شما و تیم خود شروع به کار راحت با این روش می کنید. به نظر می رسد طبیعی است که منتظر بمانیم تا در مورد مسائل سخت صحبت کنیم تا اینکه همه شخصاً باشند ، اما این ممکن است گزینه ای نباشد. بنابراین از مباحث بحث برانگیز خودداری نکنید.

12. یک یا دو بار تمرین کنید در حالی که هنوز با هم هستید. جلسه بعدی کارکنان خود را به طور واقعی برگزار کنید ، با این که هر یک از اجرایی در دفتر خود نشسته و بدون کمک به جلسه در این جلسه می شوند. پس از پایان جلسه ، در مورد تجربه جمع آوری و دزدی را جمع کنید. چه چیزی خوب پیش رفت ، و چه نکرد؟چگونه می توانید جلسات مجازی خود را تکامل دهید تا آنها را به همان اندازه که به صورت حضوری ملاقات می کنید ، تولید کنید؟

عدم توانایی همکاری با هم در همان اتاق با همکاران ممکن است در چند هفته آینده به یک چالش بزرگ تبدیل شود. برای اینکه جلسات مجازی کار کند ، ممکن است لازم باشد نحوه عملکرد تیم شما را تنظیم کنید. اما در صورت فرا رسیدن آن ، یک سرمایه گذاری کوچک در آمادگی می تواند تأثیر زیادی داشته باشد.

اگر محتوای ما به شما کمک می کند تا با Coronavirus و سایر چالش ها مقابله کنید ، لطفاً عضویت در HBR را در نظر بگیرید. خرید اشتراک بهترین راه برای حمایت از ایجاد این منابع است.