نحوه نمایش داده ها به روش صحیح در ارائه ها

نمایش داده ها در ارائه ها می تواند مشکل باشد زیرا قوانین مختلف در زمینه های مختلف اعمال می شود. یک مدیر فروش که پیش بینی های مالی را به گروهی از نمایندگان میدانی ارائه می دهد ، داده های او را به همان روشی که یک مشاور طراحی در یک پیشنهاد کتبی به یک مشتری بالقوه ارائه می دهد ، تجسم نمی کند.

بنابراین چگونه می توانید گزینه های مناسبی را برای وضعیت خود انتخاب کنید؟قبل از نمایش داده های خود ، این پنج سوال را از خود بپرسید:

1. آیا من داده های خود را ارائه یا گردش می کنم؟

زمینه نقش بزرگی در نحوه ارائه داده ها دارد. هنگام ارائه یک ارائه ، نتیجه گیری هایی را که به دست آورده اید نشان دهید ، نه تمام جزئیاتی که شما را به این نتیجه گیری سوق داده است.

از آنجا که اسلایدهای شما فقط برای چند ثانیه آماده خواهد بود ، مخاطبان شما باید سریع آنها را پردازش کنند. مردم وقت لازم برای جویدن اطلاعات پیچیده زیادی را ندارند و به احتمال زیاد آنها برای نگاه دقیق تر به شماره ها به دیوار می روند. بنابراین ، وقتی نمودارهای خود را جمع می کنید ، در سکته های گسترده فکر کنید: روند کلی که برجسته می کنید چیست؟جالب ترین مقایسه ای که انجام می دهید چیست؟این انواع سؤالاتی است که می خواهید داده ها را در ارائه ها نمایش دهید.

مقیاس ، خطوط شبکه ، علائم تیک و مواردی از این دست باید زمینه را فراهم کند ، اما بدون اینکه با داده ها رقابت کند. برای این عناصر از یک رنگ خنثی سبک مانند خاکستری استفاده کنید تا آنها به پس زمینه بپردازند و داده های خود را با رنگ خنثی کمی قوی تر ترسیم کنید. سپس از یک رنگ روشن برای تأکید بر نکته ای که می کنید استفاده کنید ، مانند این مثال:

خوب است که جزئیات بیشتری را در اسناد یا در عرشه هایی که به جای ارائه از طریق ایمیل ارسال می کنید ، نمایش دهید. خوانندگان می توانند آنها را با سرعت خود مطالعه کنند - محورها ، افسانه ها ، لایه ها را بررسی کنند و نتیجه گیری های خود را از بدن کار خود بگیرند. با این حال ، شما نمی خواهید آنها را تحت الشعاع قرار دهید ، به خصوص که آنها شما را به صورت حضوری در آنجا نخواهند داشت تا نکات اصلی شما را توضیح دهند. از فضای سفید ، سرهای بخش و سلسله مراتب واضح از عناصر بصری استفاده کنید تا به خوانندگان خود کمک کنید تا از محتوای متراکم حرکت کنند و آنها را به سمت بخش های کلیدی داده هدایت کنند.

2. آیا من از نوع مناسب نمودار یا جدول استفاده می کنم؟

وقتی نحوه تجسم داده های خود را انتخاب می کنید ، تصمیم می گیرید که چه نوع رابطه ای را می خواهید تأکید کنید. به این نمودار نگاهی بیندازید ، که نشان دهنده تجزیه یک سبد سرمایه گذاری است:

در پای ، واضح است که این شخص در مناطق مختلف سرمایه گذاری های زیادی را انجام می دهد - اما این مربوط به همه آنچه شما می بینید است.

در اینجا همان داده ها در نمودار نوار وجود دارد:

اکنون تشخیص اینکه چقدر در هر گروه سرمایه گذاری می شود بسیار ساده تر است. اگر تمرکز شما روی مقایسه دسته ها است ، نمودار نوار انتخاب بهتری است. اگر سعی می کنید این نکته را ایجاد کنید که یک سرمایه گذاری واحد بخش قابل توجهی از نمونه کارها را تشکیل می دهد ، نمودار پای مفیدتر خواهد بود.

3. چه پیامی را می خواهم انتقال دهم؟

این که آیا شما نمودارهای خود را ارائه می دهید یا در حال گردش هستید ، باید مهمترین موارد را برجسته کنید تا اطمینان حاصل کنید که مخاطبان شما می توانند قطار فکری شما را دنبال کنند و روی عناصر مناسب تمرکز کنند. به عنوان مثال ، تفسیر این نمودار دشوار است زیرا تمام اطلاعات با ارزش بصری برابر نمایش داده می شوند:

آیا ما مناطق را مقایسه می کنیم؟چهارم؟مثبت در مقابل اعداد منفی؟تعیین مهمترین چیز دشوار است. با افزودن رنگ ، می توانید چشم را به مناطق خاص بکشید:

اکنون می دانیم که باید روی چه زمانی و در کدام مناطق کاهش یابد.

4- آیا تصاویر من به طور دقیق اعداد را منعکس می کنند؟

استفاده از بسیاری از رنگ های دیوانه ، برچسب های اضافی و جلوه های فانتزی مخاطبان را مجذوب خود نمی کند. این نوع درهم و برهمی بینایی اطلاعات را رقیق می کند و حتی می تواند آن را نادرست نشان دهد. این نمودار را در نظر بگیرید:

آیا می توانید درآمد قلمرو شمالی را برای سال اول بفهمید؟17 است؟یا شاید 19؟نحوه ایجاد برخی از برنامه ها نمودارهای سه بعدی باعث می شود هر فرد منطقی فکر کند که نوار مورد نظر بسیار زیر 20 است. با این حال ، داده های موجود در این نمودار در واقع می گوید که نوار 20. 4 واحد را نشان می دهد. می بینید که اگر به روشی کاملاً خاص به نمودار نگاه کنید ، اما دشوار است که بگویید از چه راهی باید باشد - حتی با زمان زیادی برای بررسی آن.

اگر نمودار را صاف کنید بسیار واضح تر است:

5- آیا داده های من به یاد ماندنی است؟

حتی اگر داده های خود را به روشنی و دقیق ارائه داده اید ، در کل یک چالش دیگر است که اطلاعات را بچسبانید. برای نشان دادن مقیاس شماره های خود و سیمان کردن داده ها در ذهن اعضای مخاطبان خود ، از یک استعاره بصری معنی دار استفاده کنید. یک استعاره همچنین می تواند بینش شما را به چیزی که مخاطبان شما از قبل می شناسند و به آن اهمیت می دهد ، گره بزند.

مایکل پولان ، نویسنده و فعال نشان داد که نفت خام چقدر در ساخت یک ربع دو چهارم مک دونالد با پنیر از طریق تظاهرات بصری قابل توجه قرار می گیرد: او عینک را روی یک میز قرار داد و آنها را با روغن پر کرد تا میزان روغن مصرفی در هر مرحله از تولید را نشان دهدروند. در پایان ، او طعم روغن را گرفت تا نقطه خود را به خانه برساند.(برای افزودن یک عنصر طنز ، او بعداً "روغن" خود را به عنوان شربت شکلات فاش کرد.) فیلم را اینجا تماشا کنید:

پولان می توانست نمودار را نشان دهد ، اما این امر مؤثرتر بود زیرا او تصویری ملموس را به مخاطب داد - یک پاسخ احشایی.

با پاسخ دادن به این پنج سؤال که داده های خود را ارائه می دهید ، آن را به شکلی تجسم می کنید که به افراد کمک می کند تا با هر نقطه از ارائه ، مستند یا عرشه خود درک و درگیر شوند. در نتیجه ، مخاطبان شما احتمالاً پیام کلی شما را اتخاذ می کنند.

نسخه ای از این مقاله در ابتدا در HBR ظاهر شد.

مصور میشل شپارد

داده ها و تجزیه و تحلیل ، ارائه