مبانی مستند سازی و تجزیه و تحلیل روند AS-IS شما

شرکت ها برای تحقق مؤثر و مؤثر اهداف به فرآیندهای جامد متکی هستند. اما بدون فرآیندهای قوی ، تجارت شما می تواند از دست دادن پول ، استعداد و حتی مشتری ها باشد.

این جایی است که تجزیه و تحلیل فرآیند AS-IS وارد می شود.

مطالعه وضعیت فعلی شما به سازمانها کمک می کند تا فرایندها را برای عملکرد بهتر ، راندمان بیشتر و نتایج بهبود یافته مستند ، ردیابی و بهینه سازی کنند.

در اینجا آمده است که چگونه می توانید با مستند سازی روند AS-IS خود ، تجارت خود را به سطح بعدی برسانید.

جریان فرآیند AS-IS یک استراتژی مدیریت فرآیند است که در حال حاضر نحوه اجرای فرآیندهای تجاری را مستند می کند. معمولاً یک جریان فرآیند AS-IS برای شرکت ها انجام می شود تا رویه هایی را که گام به گام سازماندهی می شوند ، ردیابی کنند. این جریان فرایند بعداً می تواند هنگامی که تجارت یک فرآیند به کار ایجاد می کند ، مورد تجزیه و تحلیل و بهینه سازی قرار گیرد.

تجزیه و تحلیل فرآیند AS-IS چیست؟

تجزیه و تحلیل فرآیند AS-IS یا تجزیه و تحلیل وضعیت فعلی یک استراتژی مدیریت فرآیند است که فرآیندهای فعلی یک تجارت را شناسایی و ارزیابی می کند.

تجزیه و تحلیل دولت فعلی می تواند بر کل یک سازمان تجاری یا یک یا چند فرآیند خاص در یک بخش یا تیم متمرکز شود.

چندین هدف یا انگیزه اصلی برای اجرای تجزیه و تحلیل وضعیت فعلی وجود دارد ، از جمله:

• پس انداز
• بهبود فرآیندهای موجود یا ایجاد فرآیندهای جدید
• افزایش رضایت مشتری
• بهبود هماهنگی تجارت و پاسخگویی سازمانی
• مطابق با استانداردهای نظارتی جدید
• تطبیق فرایندها به دنبال ادغام یا کسب

براساس نظرسنجی 2020 که توسط BPTrends انجام شده است ، دلیل اصلی کسب و کار برای استفاده از یک سیستم مدیریت فرآیند صرفه جویی در هزینه با کاهش هزینه ها و/یا افزایش بهره وری و افزایش بهره وری و پس از آن نیاز به بهبود رضایت مشتری برای رقابت باقی مانده است.

وضعیت فعلی در مقابل تجزیه و تحلیل فرآیند دولت آینده

تجزیه و تحلیل فرایند دولت فعلی و آینده در هنگام ارزیابی فرآیندهای تجاری ، به صورت دستی انجام می شود. به عبارت ساده ، نقشه های as-is که در آن فرآیندهای شما هستند و نقشه های مورد نظر در جایی که می خواهید آنها باشند.

فاز AS-IS وضعیت فعلی فرآیندهای شما و هرگونه شکاف یا مشکلات مربوط به حالت عملکرد فعلی را تشریح می کند. پس از نقشه برداری ، می توانید وارد مرحله به مرحله مدیریت فرآیند شوید.

نقشه برداری از فرآیند ، آنچه را که می خواهید این روند به نظر برسد ، نقشه برداری می کند. با استفاده از نمودار AS-IS ، شما با ذینفعان کار می کنید تا پیشرفت هایی را در روند فعلی ایجاد کرده و آن تغییرات را در نقشه به شما ترسیم کنید. LucidChart همکاری را از طریق ویژگی های اشتراک گذاری آسان و اظهار نظر تسهیل می کند. ذینفعان می توانند به سرعت اسناد دولتی فعلی و آینده شما را مشاهده کنند و به راحتی از طریق هر تکرار بازخورد ارائه دهند.

نکته حرفه ای: نگه داشتن سوابق اسناد دولتی فعلی و آینده به همه افراد در سازمان کمک می کند تا ثبات فرآیند را حفظ کرده و پیشرفت و نتایج را به طور مؤثرتری پیگیری کنند.

برای مستند سازی و تجسم هر دو فرآیند AS-IS و TO-BE از لایه هایی در Lucidchart استفاده کنید. نقاط مهم به شما امکان می دهد بین لایه ها جابجا شوید تا بتوانید تفاوت های بین این دو را به وضوح مشاهده کنید و اسناد خود را به راحتی در اختیار دیگران قرار دهید.

مزایای تجزیه و تحلیل فرایند as-is شما

مزیت اصلی تجزیه و تحلیل فرآیند AS-IS ایجاد یک پایه محکم در فرآیندهای یک سازمان است. تجزیه و تحلیل AS-IS به یک تجارت اجازه می دهد تا وضعیت فعلی فرآیندهای خود را ارزیابی کرده و فرصت های بهبود را شناسایی کند.

بدون این اطلاعات اساسی ، مدیریت و بهبود فرایندها دشوار است. به عبارت دیگر ، اگر نمی دانید از کجا شروع می کنید ، کار سختی خواهید داشت که به جایی که می خواهید بروید.

با انجام گزارش های فعلی فرایند دولت و آینده دولت ، مشاغل نیز می توانند انتظار داشته باشند:

• عملیات را با استراتژی تجارت تراز کنید.
• ارتباطات و آموزش فرآیند را بهبود بخشید.
• راندمان عملیاتی را افزایش دهید.
• کنترل و قوام را در سراسر سازمان افزایش دهید.
• یک مزیت رقابتی کسب کنید.

مراحل تجزیه و تحلیل فرآیند AS-IS

تجزیه و تحلیل فرآیند AS-IS از سه مرحله اصلی تشکیل شده است: تحقیق ، سند و تجزیه و تحلیل.

1. تحقیق

برای تجزیه و تحلیل کامل دولت در مورد یک تجارت ، باید یک مرور کلی از محصولات و فعالیت های اصلی شرکت دریافت کنید.

با تهیه لیستی از کلیه محصولات و خدمات شروع کنید تا یک طرح کلی از زنجیره ارزش تجارت کسب کنید. سپس تمام فرایندهایی را که شرکت برای تولید آن محصولات و خدمات در هر سطح استفاده می کند ، شناسایی کنید و به صورت زمانی به آنها سفارش دهید.(برخی از فرآیندها ممکن است به طور موازی اتفاق بیفتد.)

حتماً توجه داشته باشید که هر فرآیند شروع و پایان می یابد و مشخص می کند که تیم ها یا افراد در آن فرآیندها درگیر (یا مسئول) هستند.

ذینفعان و مدیران سطح بالاتر می توانند در طرح های گسترده به شما کمک کنند ، اما برای ایجاد یک گزارش کامل و دقیق باید با افرادی که مستقیماً انجام می دهند و نظارت می کنند ، ارتباط برقرار کنید.

به چند روش برای جمع آوری اطلاعات مورد نیاز خود نگاهی بیندازید:

مصاحبه های شخصی

با ذینفعان مصاحبه که هر فرآیند را انجام می دهند و همچنین مدیران یا سایر متخصصان موضوع درگیر در این فرآیند. گزارش های شخصی می توانند فرایندهایی را که به خوبی کار می کنند (یا نه) تأیید کنند و مراحل را در این فرآیند روشن کنند که ممکن است در غیر این صورت از آن آگاه نباشید.

با این حال ، در حالی که مصاحبه های شخصی ارزشمند است ، برای اطمینان از تصویری کامل تر از روند ، با افراد مختلف (در صورت امکان) مصاحبه کنید. مراقب باشید که فقط براساس گزارش هیچ شخص نتیجه گیری نکنید.

مشاهده مستقیم

علاوه بر مصاحبه با افراد روی زمین ، وقت خود را برای مشاهده مستقیم فرایندها در عمل انجام دهید. به افراد درگیر در هر مرحله و همچنین هرگونه کارکرد پشتیبانی سیستمیک و منابع موجود و/یا مورد استفاده توجه کنید.

نظرسنجی

نظرسنجی ها یا پرسشنامه ها را برای پردازش شرکت کنندگان برای جمع آوری پاسخ های کتبی رسمی ارسال کنید. نظرسنجی ها به شما امکان می دهد سؤالات خاصی را مطرح کنید که شاید از مشاهده یا مصاحبه پاسخ نداده اید.

نظرسنجی ها همچنین به شما این فرصت را می دهد تا از شرکت کنندگان به سؤالاتی که در سایر تاکتیک های جمع آوری اطلاعات (مانند مشاهده) ایجاد می شود ، بازخورد و پاسخ دهید.

جلسات گروهی

سرانجام ، برگزاری جلسه گروهی از ذینفعان مربوطه را برای تشریح فرایندها و تأیید یافته های قبلی با شرکت کنندگان در فرآیند در نظر بگیرید.

هدف این است که چندین بار ملاقات کنیم تا روند را با هم مستند کنیم. این جلسات را پس از پایان یافتن تحقیقات دیگر (به عنوان مثال ، مصاحبه و مشاهده) برنامه ریزی کنید تا بتوانید همه چیزهایی را که آموخته اید بیان کنید و سپس با شرکت کنندگان همکاری کنید تا هرگونه شکاف را شناسایی کرده و یافته های خود را تأیید کنید.

2. سند

پس از جمع آوری اطلاعات فرآیند ، باید آن را به وضوح در یک نقشه فرآیند مستند کنید.

بیشتر مدیران فرآیند از مدل فرآیند تجارت و نماد (همچنین به عنوان BPMN نیز شناخته می شوند) برای نمودار کردن فرآیندهای وضعیت فعلی خود استفاده می کنند. BPMN سیستم مدل سازی فرآیند استاندارد است که برای ساده سازی اسناد فرآیند طراحی شده و درک همه ذینفعان را آسان می کند. بهترین پیش فرض صنعت به نماد فرآیند فعلی BPMN 2. 0.

LucidChart استفاده از روش BPMN 2. 0 را با کتابخانه BPMN شکل خود آسان می کند. به سادگی در صورت لزوم اشکال را روی سند و قالب خود بکشید و رها کنید.

از این راهنما برای تازه کردن در مورد نحوه استفاده از نماد و نمادهای استاندارد BPMN 2. 0 استفاده کنید.

در حالی که BPMN یک نمودار فرآیند محبوب است ، فرآیندهای شما را می توان در انواع دیگر نمودارها نیز بیان کرد ، خواه شما نیاز به ترسیم جریان فرآیند DevOps ، طراحی فرآیندهای ITIL/ITSM خود ، ایجاد نقشه های حساب یا تجسم سفر مشتری خود داشته باشید.

مهم نیست که فرآیند یا نوع نمودار شما ، در هسته اصلی آن ، نقشه فرآیند AS-IS شما باید تمام ورودی های فرآیند ، توابع پشتیبانی سیستمیک ، توضیحات دقیق در مورد انجام فرآیند و کلیه خروجی های فرآیند را مستند کند.

3. شکاف ها ، تنگناها و ضعف ها را شناسایی کنید

قبل از ساختن نمودار حالت آینده ، باید به وضعیت فعلی خود نگاه سختی کنید. فرآیندهای فعلی خود را تجزیه و تحلیل کرده و به دنبال موارد زیر باشید:

تنگنا

تعیین کنید که در فرآیندهای شما غرفه ای وجود دارد و چه چیزی باعث ایجاد آنها می شود. یک تنگنا ممکن است مانند جلسات بسیار زیاد یا افراد زیادی که در یک فرآیند تصویب شرکت می کنند ، به نظر برسد.

شکاف

به دنبال شکاف های احتمالی در فرآیند خود باشید که مانع عملکرد/نتیجه مورد نظر شما می شود. به عنوان مثال ، ممکن است لازم باشد یک قدم دیگر در روند خود اضافه کنید یا حتی شخص دیگری را استخدام کنید.

نقاط ضعف

شما ممکن است روند مناسبی را در محل خود داشته باشید ، اما در روند موجود خود به دنبال نقاط ضعف باشید. به عنوان مثال ، شاید شما بتوانید ارتباط و دستکاری بهتری داشته باشید.

روشهای بیشتری برای ساده سازی فرایندهای خود کشف کنید.

بعد از اینکه فرایند AS-IS خود را در کجا وجود دارد ، می توانید برنامه ریزی حالت های خود را شروع کنید و کشف کنید که چگونه می توانید فرآیندهای خود را بهبود بخشید. شما می توانید از نقاط و لایه های LucidChart برای برنامه ریزی و جابجایی بین حالتهای فعلی و آینده خود استفاده کنید ، بنابراین به راحتی می توان گفت چه تغییراتی لازم است و چگونه می توانید به روند کار خود برسید.

LucidChart نحوه ساخت و پیگیری مستندات را ساده می کند و از انتقال صاف از نقشه برداری فرآیند AS-IS به مدیریت به مدیریت اطمینان می دهد.